Per fare un po' di chiarezza e di ordine lessicale su questo argomento mi spiego con un esempio.
Supponiamo che io sia il direttore di una corale è desideri inviare delle informazioni ai miei coristi sulle date e gli orari delle prove, dei concerti o di altro argomento affine alla nostra attività musicale. Posso procedere in almeno tre modi:
1) dopo avere raccolto e annotato tutti gli indirizzi di posta elettronica dei miei coristi, li aggiungo (uno alla volta) nella mia rubrica contatti e, al momento di inviare un messaggio di posta elettronica, procedo aggiungendo uno ad uno tutti i destinatari che mi interessano nell'apposito spazio. Poi, una volta scritto oggetto e testo del messaggio, procedo con l'invio. Questo metodo/sistema presenta almeno due inconvenienti:
- al momento di aggiungere i contatti nel campo destinatari del messaggio di posta elettronica, posso dimenticare uno o piu' nomi oppure aggiungere per errore l'indirizzo di un destinatario che ha un nome simile a quello di un corista;
- se per qualche ragione l'insieme dei destinatari si modifica, devo fare affidamento sulla mia memoria (o su una lista cartacea) nel momento in cui procedo con la scelta degli indirizzi da aggiungere al campo dei destinatari
2) il secondo metodo/sistema supera gli inconvenienti del primo e consiste nell'impiegare una funzione utilissima delle rubriche contatti dei programmi di posta elettronica e cioè quella funzione che permette di creare dei "raggruppamenti" o "insiemi" di destinatari definendoli come gruppi di contatti (spesso viene usato questo termine, anche se esso genera come vedremo qualche ambiguità). Al momento di inviare un messaggio ai miei coristi dovrò quindi semplicemente aggiungere nel campo destinatari del messaggio di posta elettronica l'etichetta del gruppo di contatti da me precedentemente creato e in modo automatico tale etichetta verrà sostituita da tutti gli indirizzi di posta elettronica dei componenti del gruppo separati da virgole. Quindi il messaggio potrà partire nè più nè meno di quanto abbiamo visto nel primo metodo.
Questo metodo/sistema presenta però anch'esso almeno due inconvenienti:
- se per qualche motivo ho necessità di inviare un messaggio ai miei coristi ma non ho accesso alla rubrica contatti della mia posta elettronica, il mio gruppo di contatti non è di fatto utilizzabile.
- se volessi dare la possibilità a qualcun altro di usare il mio gruppo contatti la cosa non sarebbe tanto facile, essendo esso di fatto collocato all'interno del mio programma di posta elettronica.
3) il terzo metodo si basa sull'impiego di un servizio ad hoc reso disponibile on-line da diverse piattaforme, anche in forma gratuita. Per semplicità mi riferisco al servizio offerto dalla piattaforma Google, denominato "Google Groups".
Attraverso questo servizio è possibile creare un gruppo di contatti su di una piattaforma esterna in modo che possa essere utilizzato da più persone: ad esempio da tutti i coristi che appartengono alla corale. Una volta creato il gruppo, ad esso viene associato un proprio indirizzo di posta elettronica, per esempio coraledolcinote@googlegroups.com, che può essere utilizzato da tutti coloro che sono stati abilitati dal creatore del gruppo (o amministratore).
Come si vede il terzo sistema, di cui ho fornito solamente una rapida e sommaria presentazione, risolve gli inconvenienti dei due precedenti. Aggiungo che il gergo informatico, diversamente dal parlare comune, riserva solamente a quest'ultimo metodo/sistema il temine di mailing-list.
Suggerisco di approfondire queste poche e schematiche informazioni con:
1) la voce "mailing-list" della Wikipedia: http://it.wikipedia.org/wiki/Mailing_list
2) la guida del servizio "Google Gruppi": https://groups.google.com/support/?hl=it
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